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赵晶 :企业如何应对海关稽查
发布日期:2015-11-12
编者按:
       2015年9月18日,由中国中小企业协会主办,北京德和衡律师事务所承办的《进出口企业通关法律风险及海关稽查应   对》培训受到了来自60余家进出口企业的关注和参与。根据培训中所做的调查,有超过半数的与会企业从未被海关稽查过。但事实上,稽查是海关的常规业务,并越来越多的被海关应用到对进出口企业的监管中,所有进出口企业都应予以重视。本文中,德和衡资深海关律师赵晶以一个典型的稽查案例为例,尝试向进出口企业解读海关的稽查制度,以帮助企业防患于未然,并指导企业在海关稽查过程中做到有效应对。
       在注重时效、便利企业通关的海关监管模式改革背景下,海关稽查因其为事后监管,且以企业为监管单元的特点,作用逾加凸显。但进出口企业对海关稽查却始终充满各种顾虑,多数企业面临海关稽查时都不免会紧张和担忧;尤其是对刚刚开始从事进出口业务的企业而言,海关稽查更是一个陌生的名词。
       本文试图以案例分析的形式对海关稽查的基本知识和企业应对稽查的方式、方法进行总结,希望对企业顺利通过海关稽查提供一些帮助。

案例:
       2014年10月27日,A公司收到来自主管海关的《稽查通知书》,写到“A公司:根据《中华人民共和国海关》、《中华人民共和国海关稽查条例》的有关规定,我关自2014年11月1日起对你单位实施海关稽查。请收到本通知书后按下列范围准备账簿、单证等有关资料。海关稽查期间,你单位法定代表人、主要负责人或授权代表应到场配合海关工作,并提供必要的工作条件。稽查范围:你单位2011年11月2日至2014年内11月1日期间从某国进口机器设备零件价格的真实性和合法性。必要时,海关可对你单位其他进出口情况进行稽查”。该公司之前从未接受过海关稽查,没有应对海关稽查的经验,故向笔者求助,希望得到专业指导。
在笔者指导下,A公司在海关下厂之前即组织采购部、销售部、财务部、进出口管理部门共同整理出稽查期间内进口业务的汇总情况,包括了商品名称、税号、企业料号、申报价格、申报数量、订单、合同、发票、运保费、入库时间、入库数量等条目。不仅如此,笔者还建议企业同时整理了出口货物的申报情况。整理后初步发现:2011年11月2日至2014年11月1日期间,该公司进出口商品中均存在同一税号项下申报价格不同的情况。经分析,进口货物申报价格差异系因规格不同造成,比较正常;但出口货物价格申报方面,同一税号下货物申报价格存在差异,部分是因为税号申报错误导致。
       针对进口货物申报价格的差异,笔者告知企业寻找足够支持差异合理化的相关业务合同、财务付汇凭证、出入库凭证、技术资料作为佐证,并需排除运费遗漏、或影响申报价格完整性的相关因素,证据原件整理待查,并全部复印;对出口申报价格的差异,经查询正确归类与错误归类之间不存在出口税率或出口退税差,笔者建议企业主动报告海关。之后,笔者帮助企业草拟了相关“情况说明”,包括稽查范围内完整的进口货物价格申报差异原因分析,并如实补充说明了出口货物价格差异的情况,以及整改措施,同时附上详尽且条理清晰的各类凭据作为附件;同时,笔者就与海关的沟通方式对A公司进行了指导。在海关实际下厂稽查时,由于企业资料准备的非常齐全和准确,不仅大大节约了海关的稽查时间,更以完整的证据链证明企业在进口环节并不存在违规事项,对出口申报的错误,由于企业主动向海关呈报且并不存在实质性危害后果,亦得到海关谅解。最终稽查顺利完成,没有发生行政处罚等不良后果。
律师分析:
       从本案看海关稽查相关知识
       本案是一起典型的海关稽查案件。我们可以从这个案子总结出海关稽查的一些基本知识。
一、什么是海关稽查
       《中华人民共和国海关法》第第四十五条规定“自进出口货物放行之日起三年内或者在保税货物、减免税进口货物的海关监管期限内及其后的三年内,海关可以对与进出口货物直接有关的企业、单位的会计帐簿、会计凭证、报关单证以及其他有关资料和有关进出口货物实施稽查。”
上述法条概括了海关稽查的基本特点:
       稽查对象:与进出口活动相关的企业、单位。
       时间范围:自进出口货物放行之日起三年内或者在保税货物、减免税进口货物的海关监管期限内及其后的三年内。
       稽查方式:对被稽查人的会计帐簿、会计凭证、报关单证以及其他有关资料和有关进出口货物进行应证式审核。除了上述书面审核外,稽查部门还可能对企业进出口货物进行实物核查,包括盘点库存、固定资产等。
       稽查目的:监督被稽查人进出口活动的真实性和合法性。
       海关稽查部门的工作范围可以覆盖被稽查企业“进出口活动”的全部环节,还可延伸至企业内部管理的制度和细节;其核查对象也突破了现场部门的业务单证范围,重点核查进出口业务与财务、物流记录匹配与否;稽查人员不仅精通海关业务,而且具有财务相关知识,并熟悉企业管理、商务运作和企业所在行业特点,因此稽查部门是所有海关内设机构中涉及海关业务最广泛,且专业能力最综合的部门。
二、海关稽查遵循的法律法规
       海关稽查应遵守《中华人民共和国海关法》、《中华人民共和国海关稽查条例》、《中华人民共和国关税条例》、《<中华人民共和国海关稽查条例>实施办法》等。当然,除公开的法律法规之外,还有许多可能对企业有直接影响的海关内部文件。
三、海关稽查的种类
       根据稽查的对象可将海关稽查分为:(1)常规稽查:无特定目标,海关按计划选取或随机抽取稽查对象,每个企业每三年通常会经历一次。(2)专项稽查:通常针对某行业、某类型企业,或针对某种违规风险选取重点企业而进行,有可能是全面稽查,也可能是针对某一个方面的稽查。(3)认证稽查:针对企业高级信用认证申请而进行的稽查。
       根据稽查的范围可以将稽查分为:(1)全面体检式稽查:以核查企业内部管理是否符合海关要求,促进企业规范管理为主要目的,稽查范围广,无特定重点,从企业内控至具体进出口业务均会涉及,通常针对风险小或不确定的企业。(2)单项体检式稽查:针对企业某项或某一类别的进出口业务进行的专门稽查,常见的比如对企业加工贸易、进出口货物价格、归类、减免税货物申报与流向、特许权使用费支付情况进行的稽查。本案情况即属于海关对企业某一时段进口业务价格申报这一单项事务进行的稽查。
       根据通知方式,可以将稽查分为:(1)提前通知型:稽查之前,海关至少提前三日通知稽查企业,就稽查范围、企业的配合义务等内容告知企业。(2)径行稽查,即突然袭击式的稽查,海关在通知当日即开始对企业进行稽查。本案属于提前通知型的稽查。

四、海关稽查的结论及企业面临的法律责任
根据海关稽查的结果,企业可能面临如下不同的法律责任:
       1、经稽查,未发现企业存在任何违法、违规情况,企业无需承担任何相关法律责任。
       2、海关稽查后发现企业存在违法、违规情况时,稽查部门对企业下发的结论中将告知被稽查人存在追补税、违法违规的事实,但不会明确告知企业应补缴多少税款或将面临怎样的处罚,而仅告知企业上述事项将移交海关内部相关部门处理:
       (1)企业存在违反海关监管规定的行为,或涉嫌走私犯罪,稽查部门将做出企业涉嫌违法、移交缉私部门处理的结论,企业将进一步接受缉私部门的调查。
       (2)企业存在需补、追征税款的情况的,稽查部门做出需补交有关税款的结论,企业需补交相关税款。
       (3)企业存在管理不规范情况,稽查部门做出限期改正的结论,企业应在限期内做出整改,并报告海关。
       (4)企业有其他违反国家法律规定的行为,海关会将违法事项移交相关部门,企业将进一步接受其他部门的调查。
值得提醒企业的是,根据《中华人民共和国行政处罚法》,海关行政处罚的追溯时效为两年,与三年的稽查时间范围是不同的;但是如果涉嫌走私刑事犯罪,则依据刑法规定,确定追溯时效。
       在注重时效、便利企业通关的海关监管模式改革背景下,海关稽查因其为事后监管,且以企业为监管单元的特点,作用逾加凸显。但进出口企业对海关稽查却始终充满各种顾虑,多数企业面临海关稽查时都不免会紧张和担忧;尤其是对刚刚开始从事进出口业务的企业而言,海关稽查更是一个陌生的名词。
       本文试图以案例分析的形式对海关稽查的基本知识和企业应对稽查的方式、方法进行总结,希望对企业顺利通过海关稽查提供一些帮助。
案例:
       2014年10月27日,A公司收到来自主管海关的《稽查通知书》,写到“A公司:根据《中华人民共和国海关》、《中华人民共和国海关稽查条例》的有关规定,我关自2014年11月1日起对你单位实施海关稽查。请收到本通知书后按下列范围准备账簿、单证等有关资料。海关稽查期间,你单位法定代表人、主要负责人或授权代表应到场配合海关工作,并提供必要的工作条件。稽查范围:你单位2011年11月2日至2014年内11月1日期间从某国进口机器设备零件价格的真实性和合法性。必要时,海关可对你单位其他进出口情况进行稽查”。该公司之前从未接受过海关稽查,没有应对海关稽查的经验,故向笔者求助,希望得到专业指导。
       在笔者指导下,A公司在海关下厂之前即组织采购部、销售部、财务部、进出口管理部门共同整理出稽查期间内进口业务的汇总情况,包括了商品名称、税号、企业料号、申报价格、申报数量、订单、合同、发票、运保费、入库时间、入库数量等条目。不仅如此,笔者还建议企业同时整理了出口货物的申报情况。整理后初步发现:2011年11月2日至2014年11月1日期间,该公司进出口商品中均存在同一税号项下申报价格不同的情况。经分析,进口货物申报价格差异系因规格不同造成,比较正常;但出口货物价格申报方面,同一税号下货物申报价格存在差异,部分是因为税号申报错误导致。
       针对进口货物申报价格的差异,笔者告知企业寻找足够支持差异合理化的相关业务合同、财务付汇凭证、出入库凭证、技术资料作为佐证,并需排除运费遗漏、或影响申报价格完整性的相关因素,证据原件整理待查,并全部复印;对出口申报价格的差异,经查询正确归类与错误归类之间不存在出口税率或出口退税差,笔者建议企业主动报告海关。之后,笔者帮助企业草拟了相关“情况说明”,包括稽查范围内完整的进口货物价格申报差异原因分析,并如实补充说明了出口货物价格差异的情况,以及整改措施,同时附上详尽且条理清晰的各类凭据作为附件;同时,笔者就与海关的沟通方式对A公司进行了指导。在海关实际下厂稽查时,由于企业资料准备的非常齐全和准确,不仅大大节约了海关的稽查时间,更以完整的证据链证明企业在进口环节并不存在违规事项,对出口申报的错误,由于企业主动向海关呈报且并不存在实质性危害后果,亦得到海关谅解。最终稽查顺利完成,没有发生行政处罚等不良后果。
律师分析:
       从本案看企业如何应对海关稽查
       海关稽查对海关而言是一项常规工作,但是对进出口企业来说并非经常遇到,尤其是对新近开始从事进出口业务的企业,更加欠缺应对海关稽查的经验。那么企业应当如何应对海关稽查呢?笔者总结出如下方式、方法和注意事项:
一、充分重视海关稽查
       实践中,确实存在管理规范、每票申报均无瑕疵的企业,但更多的情况是:企业或多或少都存在不符合海关监管要求的行为,有些是由于企业人员专业能力不足或疏忽导致,也有部分是企业主动“筹划”的结果。海关缉私部门每年侦办的行政处罚和刑事案件中,多数由海关内部部门移交,而稽查部门移交的案件又占其中很大部分。
       因此,无论企业对自身管理规范性自信与否,对海关稽查都应给予高度重视,并尽量配合海关提出的各项要求。
二、企业应组织所有相关部门组成工作组,协调配合应对海关稽查
       海关稽查时,核查资料的范围不仅局限于申报随附单证本身,而是寻找财务账册、物流凭证、生产记录等信息和凭证应证申报是否属实。但在任何一家企业,这些业务、记录和单据都是分散在不同部门管理的。即使企业具有比较完善的ERP系统,可以比较快的调取相关数据,但调取权限也有不同。笔者曾多次接受海关或企业委托进行企业关务健康检查,发现大企业的每个部门或员工的职能被过度细分,每个员工很可能只了解自己手头非常局限的一部分信息,要满足稽查要求并不容易;而小企业中,则常常因技术手段不完备,人员素质相对不高而导致业务单证管理不够完善。
       因此,无论企业规模大小、管理规范与否,企业在收到来自海关的稽查通知书时,都应该尽快由高级别的企业领导、各相关部门负责人迅速组成应对小组,以方便尽快展开自查,并应对来自海关的核查工作。
三、从稽查通知书的内容分析海关稽查目的
       海关对企业启动稽查,可能是无特定目的或并未掌握企业违规线索而随机进行的,比如针对企业的常规稽查、体检式稽查;但在很多情况下,稽查对象是海关通过其风险管理系统分析、违规线索分析而特别确定的。企业可以通过分析稽查通知书,在一定程度上获知海关稽查的目的、深度和广度。
       稽查通知书通常至少包括稽查时间、范围、企业需准备的资料等内容。通常范围广泛的可能是对企业的常规性稽查,并没有特定的目的,比如“你单位自*年*月*日至*年*月*日期间一般贸易方式进出口货物申报价格的合法性和真实性。”;“你单位*年*月*日至*年*月*日特定减免税设备进口情况真实性和合法性。”。但如果是非常具体的指明了通关业务中的一部分,则有可能是海关在拥有一定线索后希望通过稽查来确认违规事项是否存在。尤其是针对某一特定行业企业、特定业务开展的专项稽查,海关可能是带有特定目的的,这与缉私系统做出的各种专项行动有相似之处。比如去年到今年各地海关对棉花加工企业的稽查安排,即是海关发现从事棉花加工贸易的企业,普遍存在内销保税料件的违法现象,进而突击对棉花加工企业进行的稽查。再比如“你单位*年*月*日至*年*月*日期间的以进料料件内销方式进口活动的真实性和合法性”、“你单位自*年*月*日至*年*月*日期间,就72191100税号项下进出口行为的真实性和合法性”,这类稽查通知书对稽查范围说明的非常具体,很可能是海关已经发现企业有违规的可能性。
       通过分析海关的稽查目的,企业可以做到心中有数,在海关下厂之前先做好自查,并做出相关预案。
四、充分准备资料,至少在海关稽查范围内先行自查
       海关稽查并不神秘,方法完全可以复制。简单来讲,海关稽查就是对货物报关信息流、财务资金流、货物物流统一性的核查。而企业内部一般比较少有这种牵涉不同部门的内部核查,因此不能确定是否有问题会出现。因此,笔者建议企业在收到海关稽查通知之后,立即针对海关的稽查范围开展自查,并作出风险评估、制定整改计划,如果存在违法、违规事项,需考虑是否主动向海关报告违规事项。自查至少包括如下工作:
       1、收集资料。稽查过程中,海关最常调阅的资料包括:与核查范围内进出口业务相关的进出口报关单、订单、发票、装箱单、提单、收付汇记录和凭证、仓库出入库帐及凭证、生产记录、销售记录、相关年度审计报告;如果涉及特殊稽查事项则需准备其它相关资料,比如针对特许权使用费,企业还需向海关出具特许权使用费合同、相关特许权(专利、专有技术、商标、著作权、分销权、销售权等)清单、资料、费用涉及的付款记录、记账凭证、关联交易同期资料等。
       2、统计比对。企业应对稽查范围内的所有业务进行统计,最好列出表格,对每票报关单的报关数据与企业库存记录与凭证、收付汇记录及凭证进行比对,通过逻辑验证,通常可以发现比较明显的问题。但对每一类不同业务,比对方法有所不同,比如海关对加工贸易的核查将以平衡表的方式展开,即对进口料件、出口成品、内销等数据结合单耗、库存、生产记录进行逻辑验证;而对减免税设备的稽查,则会查验实物是否还在企业自用,所有权是否转移,是否未经海关允许被抵押、质押、租赁等;对价格的核查,则主要关注价格申报是否完整,是否存在漏报、伪报,比如运费、保修费是否漏报,申报价格是否满足成交价格条件。企业应该完全复制企业的核查方法,先行进行自查。
       此外,笔者建议企业在自查时应不仅局限于海关通知的稽查范围,而应做出相应的拓展,因为海关的稽查范围将随时可能突破既定范围,且必要时还可能延伸到与企业有业务往来的上下游企业。企业自查范围越广,越可能及时发现问题。笔者曾受某海关的委托,对某电子产品加工贸易生产企业做进口货物申报价格调查,在完成该项调查工作时,笔者却发现了很多企业的归类错误,而归类错误直接导致企业在做内销时使用的税率是错误的。海关稽查也常会出现同样的情况。
五、确定专业人士与海关交流,掌握与海关交流的尺度,必要时可以聘请专业外部顾问
       进出口业务及报关活动需要具备一定的专业知识,因此面对海关稽查时,企业最好派出专业人士与海关交流。专业人士能够从海关的提问和核查材料的种类信息,洞悉海关关注的要点,并及时做出有效的反应。尤其是归类、特许权使用费这种在定性问题上即十分重大的事项,必须由通晓海关业务的企业人员与其交流,避免不当的回复给海关造成误解,进而造成负面的结果。
从2008年开始,海关稽查部门就启动了借助社会中介机构力量开展企业稽查的试点工作,目前已广泛推广。中介机构在和海关合作的过程中,对如何应对海关稽查逐渐积累了经验。因此企业在收到海关的稽查通知书时,可以考虑聘请在稽查事务方面拥有丰富经验的会计师事务所、律师事务所进行协助,不仅可以提高应对稽查的效率,更可以提前预知风险所在并制定应对措施。
六、在自身存在违规事项时,视情况向海关主动通报
       国务院法制办2014年6月11日向社会公开征求《中华人民共和国海关稽查条例(修订征求意见稿)》意见。意见稿中最引人注目的是增加了被稽查人通过自律管理进行自我监督、自我规范的管理方式,并在法律责任部分增加了对企业自查后主动报告发现问题的行为作出依法从轻、减轻或不予行政处罚的规定。虽然征求意见稿尚未完成和实施,但基本方向已经确定,海关内部也已经发布了相关细则并已开始适用。
       企业的违规事项如果确实发生则是事实存在,如果海关有意追究,总能找到蛛丝马迹。因此如果企业自查发现了相关问题,而且弥补起来已不可能,则可以考虑在海关发现之前主动告知海关,并在告知的同时向海关说明整改措施,并及时报告整改措施的实施情况。此举将可能帮助企业最大限度的降低行政或刑事处罚风险。
七、注重海关稽查过程中的企业权利
       稽查过程中,企业具有申请稽查关员回避权、要求海关保守商业秘密权、对海关不符合法定程序和法律授权范围内的要求和行为的拒绝权、行政复议权,对因海关的不当行为造成损失的国家赔偿请求权。
       除上述权利外,还有一项重要企业权利是对海关出具的《稽查征求意见书》提出意见的权利。海关稽查工作结束后,将向企业发送书面的《稽查征求意见书》,内容包括稽查范围、稽查认定事实、要求被稽查人反馈意见的时限等内容,但通常不会有处理意见。虽然意见书本身只描述事实,不做出处理,但是海关最终的处理结果必须在已告知企业的事实基础上做出。因此,企业应对意见书的内容做出谨慎分析,如果事实描述有误,企业务必应在收到意见书7日内提出书面意见;如果事实描述无误,则应通过分析意见书的用语预测未来海关处理意见,在必要时做出应对。

作者简介:
       赵晶,德衡律师集团北京德和衡律师事务所合伙人。在加盟德衡律师集团前,曾在海关总署政法司、电子口岸数据中心、某直属海关工作,后在某以海关事务、税务咨询为主营业务的咨询公司中任职至高级经理。赵律师在为进出口企业提供服务方面经验尤为突出,其服务包括关税筹划、进出口流程设计、相关商务协议的起草和审核、关务风险评估、与海关进行价格、归类磋商、协助企业应对海关稽查、海关行政处罚案件代理、刑事案件代理、国际贸易纠纷代理等。

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