行政主管如何做好律师事务所行政管理工作
内容摘要:在竞争日益激烈的今天,如何经营一家成功的律师事务所成为律师所合伙人、合作人日常工作中的重中之重,这其中除了努力提高业务水平,打造一支业务技能过硬的律师队伍以外,事务所的行政管理水平在一定程度上也决定了事务所的发展前景。本文试结合本人工作实际情况,对作为一名律师事务所行政主管如何做好行政管理工作进行初步探讨。
关键词:行政主管;律师事务所;行政管理

我国自1979年恢复律师制度以来,律师事业的发展取得了令人瞩目的成绩。特别是在过去仅仅十多年的时间里,律师执业机构在经过不断设立、整合后,专业化、规模化的程度也在不断增强。在竞争日益激烈的今天,如何经营一家成功的律师事务所成为律师所合伙人、合作人日常工作中的重中之重,这其中除了努力提高业务水平,打造一支业务技能过硬的律师队伍以外,事务所的行政管理水平在一定程度上也决定了事务所的发展前景。
我本人在律师事务所工作了十年,一直从事行政管理工作。十年来一直不断摸索、不断总结经验教训,努力做好律师所的行政管理工作。结合我本人在律师事务所行政管理方面的实际工作情况,谈谈作为一名行政主管如何做好律师事务所的行政管理工作,与同行们切磋、交流,共同把我们所从事的行政管理工作做的更好,发挥行政主管或者说办公室主任的职能作用。
一、本人所在律师事务所的行政管理模式与其职能作用
本人所在律师所从2000年开始实行行政主管制,在这之前没有引进“行政主管”这个词,而是设“办公室主任”,随着人员规模、业务规模与种类不断扩增,我所适时推行了“行政主管”制。由合伙人会议从合伙人中选举一名对行政管理工作包括对行政后勤、财务、人事、信息技术管理较为熟悉而且能够得到全体合伙人的信任的合伙人专职配合所主任室进行行政管理工作,使得合伙人摆脱了律师所日常的管理工作,把主要精力集中在他们的专业方面,为律师所的创收各尽所能。我所在管理上实行“双线双面法”,双线即是 指业务管理和行政管理这两条线,双面即是指“所”的“部门”这两个管理层面。当中行政管理主线路(行政主管→部门主任→法律秘书、行政内勤)与业务管理主线路相辅相成,为业务部门律师人员解除后顾之忧,顺利开展业务工作创造了条件,并能在一定程度上为稳定律师业务领域促进业务发展发挥作用。行政主管室下设行政办公室、财务人事部、图书档案馆、信息中心,行政主管根据主任室的工作部署开展工作并对所合伙人会议负责。通过制订、执行相关规章制度、发布有关通知,对行政部门人员进行管理、调配等,加强所内行政、财务、信息化管理工作,督促部门主任组织贯彻落实,并指导、安排部门法律秘书或行政内勤做好上传下达和辅助实施工作,代表行政主管室行使督办职能。
二、其它律师事务所的行政管理模式与其职能作用
根据截止到2003年底青岛市司法局和律协的统计资料,青岛市目前已有大大小小百余家律师事务所。根据发展思路不同、规模大小不同,律师事务所行政管理人员的地位和作用也就不尽相同。有的所根据自身需要只设一名行政内勤人员,集行政、人事、财务管理于一身,有的所设一名办公室主任,管理行政、人事或者兼管财务,有的所设一名行政主管,统管行政、财务、人事。当然,我想设一个什么岗位,叫个什么名字这因所而异,不必强求统一,但只要是律师事务所的合伙人、合作人是想把律师事务所作为一种事业来发展,而不是追求短期效益的话,行政管理工作则必然应该是合伙人会议、合作人会议应该重视和发挥其职能作用的重要方面。
三、怎样做好行政管理工作
(一)作为律师所行政管理的首要执行者--行政主管应该能够做到什么?
做好律师所行政管理工作,首先要对行政管理的首要执行者或者说领导人,应该为律师所做哪些具体工作,发挥哪些职能作用作一个明确的定位,搞清了这个问题,后面就可以展开工作了。总起来说,行政主管的职责大致包括承办职责、参谋职责、管理职责、协调职责及领导指挥五个方面的职责,具体到应该能够干什么,在《发展和管理一家成功的律师事务所》当中,作者认为行政主管应该能够做到:
1.管理事务所的日常工作;
2.雇佣并监督其职员;
3.建立并保留全部财务记录和控制系统;
4.办公室的一般行政工作;
5.管理图书馆设施;
6.建立并维护有效的文档管理制度;
7.处分和管理有形设备资产;
8.负责购买办公用品和家俱;
9.帮助制定律师事务所成长发展计划;
10.指导律师事务所法律继续教育规划;
11.建立自动日程和自动案件处理系统;
12.协助和管理事务所的营销工作;
13.购入和管理事务所的技术资源;
14.办理和管理事务所的保险;
15.安排和参加事务所职员和律师的全部会议;
16.保留准确的档案记录,协助管理事务所的支出和利润分配制度[1]。
上述16条内容我认为已经基本能够概括作为一名身处发展中的律师事务所的行政主管应该做到的具体工作,结合以上对我本人所在律师所行政管理工作范围和职能的介绍,可以看到我所设立的行政主管制已经基本能够达到上述16条内容的要求,当然,因为发展无止境,所以管理也无止境。作为律师所的行政主管或办公室主任,可以对照思考一下,根据本人所在律师所的实际情况,本人作为行政主管或者说办公室主任,在本律师所的行政管理职能都有哪些,还有什么管理职能可以根据实际情况来引入从而为合伙人、合作人更多的分担一些工作,促进律师所更有秩序的发展?如果要做好行政管理工作,我想这是首要应该解决的问题。
(二)一名称职的行政主管是做好律师所行政管理工作的关键
明确了自己的工作职责,在对各行政员工根据其能力、水平、知识结构等进行有序的分工、定岗定编之后,就是如何充分发挥行政主管职能作用,努力做一名称职的行政主管的问题了。作为律师事务所的“大管家”,行政主管是否称职直接决定了律师所行政管理工作的成败,进而会直接影响到事务所日常工作的正常运转。因为在行政部门内部,行政主管是最高领导,对各行政部门全面工作负有领导之责,对行政人员的工作状态、工作水平、工作效能、工作作风起着极其重要的作用;对于领导,他是服务员,是“大秘书”、“大管家”、“参谋”,对于同级领导层的领导工作也有着直接的影响。行政主管所处的位置实际上非常微妙,起着一种联系上下左右的桥梁和纽带的作用。身为行政主管或办公室主任,可能都会有一种感觉,每天杂事较多,千头万绪,忙忙碌碌一天下来看不出成绩,不像律师一样比较单一的可以自主运行着手头的一件或几件案件,每每打赢一件案件都有一种成就感。但正因为选择了这样一种工作,而且想把它做好,那么事情无论大小,就都要准确细致地妥善办好,切忌粗枝大叶、马马虎虎。而且,由于行政工作本身是“与人打交道”,所以行政主管更应谨言、慎行,处处谦虚谨慎,戒骄戒躁,尊重他人。为做好行政管理工作,称职的行政主管应该:
1.建立健全、贯彻落实各项规章制度。俗话话没有规矩不成方圆。把律师所内涉及到与行政管理相关的事项结合本所实际情况,建立健全行政、财务、人事工作制度和工作细则,首先将这些工作纳入制度化、程序化、规范化,进而根据本所发展的情况和运行当中反馈回来的信息,适时进行调整,步入科学化的轨道。行政主管可以根据自己的职责范围与目前所内现行行政各项规章制度相比较,看看有无需要调整、修订、增加的规章制度,拿出切实可行的建议方案报所有关领导审核。每一位领导人都希望每一位员工,特别是安排在重要位置上的行政主管能够作为自己的助手或参谋,因为只靠一个人或某几个人的力量,所起到的作用毕竟有限。我本人所在的律师所目前现行有效的行政类规章制度50件、财务类规章制度17件,这些制度每年都会根据实际情况适时进行研究,必要时再调整、修订。建立健全了规章制度也不是摆在那儿好看的,有了基础就要抓贯彻落实,否则再好的制度也会是一纸空文,没有严肃性,树立不起行政主管甚至是合伙人的威信,以后再出新规定也就没有人理会了。
2.平时要注意收集和掌握来自所内各方面的信息,加强调查研究工作,注意发现新情况,研究新问题,要善于领会意图,围绕中心工作积极出主意,想办法,献计献策,充分发挥参谋助手的作用。努力做到合伙人没想到的,要事先想到;合伙人想到的,要做的周到些。这一点要求行政主管首先要将自己的位置和心态摆正,在反馈信息时不要把个人利益掺杂在一起,出的主意也罢,反映的问题也好,都应站在客观、公正的角度上,围绕为维护全所合伙人、律师人员的利益方面来考虑,这样所合伙人会议据此定出的规定也就能够体现民意,容易被律师人员接受、理解,贯彻起来也就容易许多了。
3.做好沟通协调工作,保证上下渠道畅通。身为行政主管,每天都必须和员工、领导以及相关单位相处,不能认为自己接触领导的机会多,知道的情况多一些,经历的场面大一点,得到的消息快些,别人也尊重自己,就产生了盲目的优越感,对下面指手划脚,动辄训斥。要注意以身作则,以行为赢得信任,从而起到承上启下,沟通各方的桥梁作用。具体来讲,对领导,要坚持以大局为重,积极维护领导的威信,为上级分忧解难,认清自己的角色,不越“位”;对同级,要与人为善,以诚相待,互相补台,积极配合,对待同级间的善意批评一定要闻过则喜,因为这也会有助于个人工作能力的提高;对下属一定要以理、以德、以实际行动服人,凡是要求下属做到的,自己一定要先做到。
4.加强业务学习,提高自身素质
作为行政主管,因为是所有行政部门、行政工作的主要负责人,所以行政主管的管理水平高低直接会影响行政管理水平的高低。因而作为行政主管要不断加强学习,提高自身素质。在学习方面,因为是在律师事务所做行政管理工作,行政各部门方方面面的工作都会直接或间接的和律师打交道,所以行政主管包括行政员工都要懂一点法律知识,这样就不会说外行话,交往当中更容易理解律师的意图,工作自然就顺利一些。在这方面要求行政主管不是要懂一点,而是要系统的学习学习法律知识和律师实务,因为行政主管要参与管理,制订一些规章制度,而这些规章制度有时在一定程度上都会和律师业务也产生一些联系。能够运用自己所学的知识善意的提醒律师、领导,只会赢得同事的尊重。除了法律知识以外,还应该懂得财务知识、劳动人事管理方面的知识等等,这样才能有效地领导各行政部门和员工,能够看出问题、帮助他们解决问题,从而促进行政管理工作良好运转,适应律师所不断向前发展的需要。
5.注意自身形象,赢得各方面的尊重。
正因为行政主管在工作当中起着沟通上下左右,联系四面八方的作用,又起着“门面”和“窗口”的作用,所以身为行政主管一定要注意自身形象的树立,以赢得各方面的尊重。在仪表穿戴方面,要职业化而不能浓装艳抹,穿的太过休闲;在谈吐举止方面,要温文而雅,大方有度,千万不要给人小孩子气、不成熟不稳重之嫌;在待人接物方面,要一碗水端平,千万不能厚此薄彼,随便参加一些部门或律师“用心良苦”的宴请,更不要说接受礼物,没有不透风的墙,传出去后别的同事会误认为这是在拉关系,走后门,从而对行政主管的人品产生怀疑;在对外关联单位交流方面,要含蓄谨慎、交往有度,“帐”要算到明处,努力在客户面前树立律师所的良好社会形象,不能贪图利益、收受礼品,更不能做假公济私,有损律师所利益的事情,否则将直接损害律师所、个人的形象和声誉。
(三)提高行政员工为律师服务的思想意识,充分发挥行政员工团队合作精神,加强团队建设。
在本人工作的律师事务所,每位行政员工一进门就会被灌输这样一种思想,那就是努力为律师提供优质、高效的后勤服务。因为我们要正确的认清这样一个事实,这就好比在战场上,如果没有律师在前方运用自己的知识才干进行拼杀,拿回每一笔律师费用,而作为后方的行政员工则没有立足或者说存在的必要。所以说努力为律师提供优质服务,为他们解决后顾之忧,促动他们更好地拓展业务就成为我所每一名行政员工在工作当中的首要指导思想。作为行政主管,只有让每一名行政员工都能在这种指导思想下充分发挥自己的潜能,齐心合力,才能做好律师所的行政管理工作。每一名行政员工、每一个行政部门,都是贯穿整个行政管理工作的主要连结点,相互之间存在着必然的联系,绝不能割裂开来,认为这个部门比那个部门更重要,这些人比那些人更重要。我想只有岗位本身职能的重要性和特殊性,不应该有哪一个人因为在此重要岗位工作而就变得要特殊一些了。要让他们互动起来,认识到本人和其它同事所从事的工作的重要性,在明确分工责任的基础上,相互帮助,相互补位,形成一个团结向上的整体。
我所合伙人会议主席有一句常挂在嘴边的话,就是“铁打的营盘,流水的兵”,整个行政团体、各项有效的规章制度就是铁打的营盘,今天,任何一家律师事务所良好的行政管理,不依靠、不信赖专职行政管理人员是难以办到的。认识到了这一点,切实加强行政管理工作,律师事务所的竞争实力才能有大的提高,在给律师事务所带来巨大经济效益的同时,也提高事务所的管理层次。无论现在或是将来,有了强大而有效的行政管理为后盾,律师事务所都将在竞争的大潮中立于不败之地!
参考文献:
[1]发展和管理一家成功的律师事务所,作者:米尔顿•W•司威克(加拿大)
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